آیا شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که برای ساخت فهرست در Word، تیتر را مینویسید و سپس دکمه نقطه (.) را نگه میدارید تا به انتهای خط برسید و شماره صفحه را تایپ کنید؟ اگر پاسختان مثبت است، باید بگویم که سخت در اشتباهید! این روش قدیمی نه تنها وقتگیر است، بلکه با کوچکترین ویرایشی، تمام شماره صفحهها و چیدمانتان به هم میریزد.
مایکروسافت ورد یک قابلیت جادویی دارد که میتواند در کمتر از ۱۰ ثانیه، یک فهرست مطالب حرفهای، لینکدار و دقیق برای شما بسازد. در این مقاله، راز این کار را در ۳ مرحله ساده یاد میگیریم.
راز اصلی: استایلها (Styles) را بشناسید
ورد (Word) یک انسان نیست که بفهمد کدام جمله «تیتر» است و کدام جمله «متن معمولی». شما باید این را به او بفهمانید. تمام جادوی فهرست خودکار در تب Home و بخش Styles نهفته است.
- Heading 1: برای تیترهای اصلی (مثل نام فصلها).
- Heading 2: برای زیرتیترها (مثل بخشهای داخلی هر فصل).
- Heading 3: برای زیرمجموعههای کوچکتر.
مرحله اول: شناسایی تیترها (قدم حیاتی)
قبل از اینکه دکمه ساخت فهرست را بزنید، باید سراغ متن خود بروید و تیترها را مشخص کنید.
- متن تیتر اصلی خود را انتخاب کنید (هایلایت کنید).
- به تب Home بروید.
- در بخش Styles، روی گزینه Heading 1 کلیک کنید.
- حالا سراغ زیرتیترها بروید و برای آنها Heading 2 را انتخاب کنید.
نکته: اگر از فونت یا رنگ پیشفرض Heading خوشتان نمیآید، نگران نباشید! روی همان دکمه Heading 1 کلیک راست کنید و گزینه Modify را بزنید تا فونت، سایز و رنگ دلخواهتان را برای همیشه تنظیم کنید.
مرحله دوم: ایجاد فهرست با یک کلیک
حالا که به ورد گفتید کدام جملات تیتر هستند، ساخت فهرست مثل آب خوردن است.
- نشانگر موس را در جایی که میخواهید فهرست قرار بگیرد (معمولاً صفحه اول یا دوم) قرار دهید.
- به تب References (در نوار بالای ورد) بروید.
- در سمت چپ، روی گزینه Table of Contents کلیک کنید.
- از لیست باز شده، اولین گزینه (Automatic Table 1) را انتخاب کنید.
تمام شد! فهرست شما همراه با شماره صفحات دقیق و نقطهچینهای منظم ظاهر شد.
مرحله سوم: آپدیت کردن فهرست (نجاتدهنده)
فرض کنید ۱۰ صفحه دیگر به پایاننامه خود اضافه کردید یا تیتر یکی از فصلها را عوض کردید. آیا باید فهرست را پاک کنید و دوباره بسازید؟ خیر!
- روی جدول فهرست مطالب کلیک کنید.
- یک دکمه کوچک بالای آن ظاهر میشود با نام Update Table.
- روی آن کلیک کنید. دو گزینه میبینید:
- Update page numbers only: فقط شماره صفحات را بهروز میکند (اگر متن جابجا شده).
- Update entire table: کل فهرست را بهروز میکند (اگر تیتر جدیدی اضافه کردهاید یا متنی را عوض کردهاید).
- گزینه دوم را انتخاب کنید و OK را بزنید. فهرست شما در کسری از ثانیه آپدیت میشود.
چرا فهرست خودکار بهتر است؟ (مزایا)
- لینکدار بودن: در فایل PDF یا Word، با کلیک روی هر تیتر در فهرست، بلافاصله به همان صفحه پرش میکنید (نویگیشن).
- دقت ۱۰۰ درصدی: امکان ندارد شماره صفحه اشتباه درج شود.
- صرفهجویی در زمان: کاری که دستی ۳۰ دقیقه طول میکشد، اینجا ۱۰ ثانیه زمان میبرد.
- ظاهر حرفهای: تمام فاصلهها و فونتها استاندارد و یکدست هستند.
شخصیسازی پیشرفته (برای حرفهایها)
اگر میخواهید کنترل بیشتری داشته باشید (مثلاً نقطهچینها را به خط ممتد تبدیل کنید):
- مسیر References > Table of Contents را بروید.
- روی گزینه Custom Table of Contents کلیک کنید.
- در پنجره باز شده میتوانید:
- Tab leader: شکل نقطهچینها را عوض کنید.
- Show levels: تعیین کنید که فهرست تا چند سطح از زیرتیترها (مثلاً فقط تا Heading 2) را نشان دهد.
جمع بندی
ساخت فهرست مطالب خودکار در ورد، مرز بین یک کاربر آماتور و یک کاربر حرفهای است. با استفاده از قابلیت Styles و تب References، دیگر نگران جابجایی صفحات و به هم ریختن پایاننامه یا گزارش خود نباشید. یک بار برای همیشه این روش را یاد بگیرید و از تایپ کردنهای بیهوده خداحافظی کنید.