حل مشکلات رایج پاورپوینت (به هم ریختگی فونت، پخش نشدن ویدیو و…)

این مشکلات، به‌خصوص به هم ریختگی فونت و پخش نشدن ویدیو، از رایج‌ترین دردسرها هنگام جابجایی فایل پاورپوینت هستند. خوشبختانه، تمام این مشکلات راه‌حل‌های ساده‌ای دارند که در خود پاورپوینت تعبیه شده‌اند.

به هم ریختگی فونت‌ها در یک کامپیوتر دیگر

این مشکل زمانی رخ می‌دهد که شما از فونتی در طراحی خود استفاده می‌کنید که روی کامپیوتر مقصد (مثلاً کامپیوتر محل ارائه) نصب نیست. ویندوز به صورت خودکار یک فونت پیش‌فرض (مانند Calibri) را جایگزین می‌کند که باعث به هم ریختگی کامل ظاهر اسلایدها می‌شود.

• راه‌حل طلایی: جاسازی (Embed) کردن فونت‌ها

بهترین راه‌حل این است که فونت‌ها را در خود فایل پاورپوینت “جاسازی” کنید. با این کار، فایل شما کمی حجیم‌تر می‌شود، اما فونت‌ها به همراه فایل شما سفر می‌کنند و در هر سیستمی به درستی نمایش داده می‌شوند.

چگونه فونت‌ها را جاسازی کنیم؟

1. به منوی File (فایل) بروید.
2. در پایین صفحه، روی Options (گزینه‌ها) کلیک کنید.
3. در پنجره باز شده، به تب Save (ذخیره) بروید.
4. در پایین این پنجره، تیک گزینه “Embed fonts in the file” (جاسازی فونت‌ها در فایل) را بزنید.
5. دو گزینه در زیر آن ظاهر می‌شود:
   • “Embed only the characters used…” (فقط کاراکترهای استفاده شده): این گزینه حجم فایل را کمتر افزایش می‌دهد اما اگر کسی بخواهد متن شما را ویرایش کند، ممکن است دچار مشکل شود.
   • “Embed all characters…” (جاسازی همه کاراکترها): این گزینه بهترین و امن‌ترین انتخاب است. حجم فایل کمی بیشتر می‌شود، اما فایل شما در هر سیستمی کاملاً قابل ویرایش و نمایش صحیح خواهد بود.
6. روی OK کلیک کرده و فایل را ذخیره کنید.

پخش نشدن ویدیو یا صدا

این مشکل معمولاً به دو دلیل رخ می‌دهد: یا فایل ویدیو به درستی همراه فایل پاورپوینت شما جاسازی (Embed) نشده است (و فقط لینک شده)، یا فرمت (کدک) ویدیو در سیستم مقصد پشتیبانی نمی‌شود.

• راه‌حل ۱: بهینه‌سازی مدیا برای سازگاری (بهترین روش)

پاورپوینت ابزاری هوشمند برای حل این مشکل دارد.

1. به منوی File (فایل) بروید.
2. وارد بخش Info (اطلاعات) شوید.
3. اگر پاورپوینت تشخیص دهد که فایل‌های ویدیویی یا صوتی شما ممکن است در سیستم‌های دیگر دچار مشکل شوند، دکمه‌ای به نام “Optimize Media Compatibility” (بهینه‌سازی رسانه برای سازگاری) ظاهر می‌شود.
4. روی این دکمه کلیک کنید. پاورپوینت به صورت خودکار شروع به تبدیل و فشرده‌سازی فایل‌های رسانه‌ای شما به فرمتی می‌کند که با اکثر نسخه‌های پاورپوینت سازگار باشد.

• راه‌حل ۲: استفاده از فرمت‌های استاندارد همیشه سعی کنید از فرمت‌های ویدیویی استاندارد و مدرن مانند MP4 (با کدک H.264) استفاده کنید. این فرمت تقریباً در تمام دستگاه‌ها پشتیبانی می‌شود.

حجم فایل پاورپوینت بسیار زیاد است

این مشکل تقریباً همیشه به دلیل وجود تصاویر باکیفیت و فشرده‌نشده یا فایل‌های ویدیویی حجیم است.

• راه‌حل ۱: فشرده‌سازی تصاویر (Compress Pictures)
  1. روی یکی از تصاویر داخل اسلاید خود کلیک کنید تا تب Picture Format (فرمت تصویر) ظاهر شود.
  2. در این تب، روی گزینه “Compress Pictures” (فشرده‌سازی تصاویر) کلیک کنید.
  3. یک پنجره کوچک باز می‌شود. مهم: تیک گزینه “Apply only to this picture” (اعمال فقط روی این تصویر) را بردارید تا این فشرده‌سازی روی تمام تصاویر موجود در فایل اعمال شود.
  4. در بخش “Resolution” (کیفیت)، گزینه‌ای مانند Web (150 ppi) یا E-mail (96 ppi) را انتخاب کنید. این گزینه‌ها کیفیت را برای نمایش روی صفحه نمایش حفظ کرده و حجم را به شدت کاهش می‌دهند.
  5. روی OK کلیک کنید.
• راه‌حل ۲: فشرده‌سازی ویدیوها (Compress Media)

• 1. به منوی File (فایل) > Info (اطلاعات) بروید.
  2. روی گزینه “Compress Media” (فشرده‌سازی رسانه) کلیک کنید.
  3. یکی از گزینه‌های کیفیت (مانند Full HD, HD یا Standard) را انتخاب کنید. گزینه Standard حجم را به طور قابل توجهی کاهش می‌دهد.

استفاده از “Check Compatibility” (بررسی سازگاری)

قبل از اینکه فایل خود را برای کسی ارسال کنید، از این ابزار داخلی پاورپوینت استفاده کنید تا خودش به شما بگوید چه مشکلاتی ممکن است رخ دهد.

1. به منوی File (فایل) > Info (اطلاعات) بروید.
2. روی دکمه “Check for Issues” (بررسی مشکلات) کلیک کنید.
3. گزینه “Check Compatibility” (بررسی سازگاری) را انتخاب کنید.
4. پاورپوینت فایل شما را اسکن کرده و لیستی از تمام عناصری (مانند انیمیشن‌های جدید یا افکت‌هایی) که ممکن است در نسخه‌های قدیمی‌تر پاورپوینت کار نکنند، به شما گزارش می‌دهد.