چگونه فضای ذخیره‌سازی اوت لوک را مدیریت و خالی کنیم؟

صندوق ورودی پُر است؟ راهنمای کامل مدیریت و خالی کردن فضای ذخیره‌سازی اوت لوک

بخش اول: شناسایی مشکل (فضا در کجا پُر شده است؟)

ابتدا باید بدانید که با کدام نوع محدودیت فضا مواجه هستید:

1. فضای ابری (Cloud Storage): اگر از یک حساب مایکروسافت مانند Outlook.com، Hotmail، Live یا Microsoft 365 استفاده می‌کنید، محدودیت شما مربوط به فضای ذخیره‌سازی ابری مایکروسافت است. این فضا بین پیوست‌های ایمیل شما و فایل‌های OneDrive مشترک است.
   • برای بررسی: وارد وب‌سایت Outlook.com شوید، روی آیکون چرخ‌دنده (Settings) کلیک کنید، به General > Storage بروید. در اینجا می‌توانید ببینید چه مقدار از فضا توسط پیوست‌ها اشغال شده است.
2. فضای ذخیره‌سازی محلی (Local PST/OST File): اگر از Outlook برای مدیریت ایمیل‌های دیگری (مانند Gmail یا ایمیل شرکتی) استفاده می‌کنید، ایمیل‌های شما در یک فایل دیتا روی کامپیوترتان ذخیره می‌شوند. این فایل‌ها (با پسوند .pst یا .ost) می‌توانند بسیار حجیم شوند.
   • برای بررسی: در برنامه Outlook، به مسیر File > Account Settings > Account Settings بروید. سپس روی تب Data Files کلیک کنید تا لیست فایل‌ها و مکان آن‌ها را ببینید.

بخش دوم: راه‌حل‌های سریع و مؤثر (برای همه کاربران)

این روش‌ها بیشترین تأثیر را در آزاد کردن فضا دارند.

پیدا کردن و حذف ایمیل‌های حجیم

معمولاً ۹۰٪ فضا توسط ۱۰٪ ایمیل‌ها (همان‌هایی که پیوست‌های بزرگ دارند) اشغال می‌شود.

• مرتب‌سازی بر اساس حجم (Sort by Size):
  1. در لیست ایمیل‌های خود (مثلاً Inbox)، روی منوی فیلتر (معمولاً نوشته By Date) کلیک کرده و گزینه Size را انتخاب کنید.
  2. با این کار، سنگین‌ترین ایمیل‌ها در بالای لیست قرار می‌گیرند. حالا می‌توانید ایمیل‌های غیرضروری با پیوست‌های بزرگ را به راحتی پیدا و حذف کنید.
• استفاده از ابزار جستجو:

• 1. در نوار جستجوی بالای اوت لوک کلیک کنید.
  2. تب Search در نوار ابزار ظاهر می‌شود. روی Has Attachments و سپس Greater Than 10 MB (یا هر حجم دیگری) کلیک کنید تا تمام ایمیل‌های دارای پیوست بزرگ پیدا شوند.

خالی کردن پوشه “Deleted Items” و “Junk Email“

ایمیل‌هایی که حذف می‌کنید، واقعاً حذف نمی‌شوند، بلکه به پوشه Deleted Items منتقل می‌شوند و همچنان فضا اشغال می‌کنند.

• روی پوشه Deleted Items راست‌کلیک کرده و گزینه Empty Folder را انتخاب کنید.
• همین کار را برای پوشه Junk Email نیز انجام دهید.

ذخیره و حذف پیوست‌های بزرگ

اگر به خود ایمیل نیاز دارید اما پیوست آن حجیم است، می‌توانید پیوست را جداگانه ذخیره کنید.

1. ایمیل مورد نظر را باز کنید.
2. روی پیوست راست‌کلیک کرده و آن را Save As یا Save All Attachments در کامپیوتر خود ذخیره کنید.
3. پس از اطمینان از ذخیره شدن، دوباره روی پیوست راست‌کلیک کرده و Remove Attachment را انتخاب کنید.

استفاده از ابزار “Clean Up Conversation“

این ابزار هوشمند، ایمیل‌های تکراری و نقل‌قول‌شده در یک مکالمه طولانی را حذف کرده و فقط نسخه‌های نهایی را نگه می‌دارد.

• یک ایمیل از مکالمه مورد نظر را انتخاب کنید.
• به تب Home بروید و روی دکمه Clean Up کلیک کنید.
• گزینه Clean Up Conversation را انتخاب کنید.

بخش سوم: راهکارهای پیشرفته (مخصوصاً برای فایل‌های محلی PST/OST)

آرشیو کردن ایمیل‌های قدیمی (Archiving)

با این کار، ایمیل‌های قدیمی‌تر از یک تاریخ مشخص، از فایل دیتای اصلی شما به یک فایل آرشیو جداگانه (.pst) منتقل می‌شوند. این کار حجم فایل اصلی را به شدت کاهش می‌دهد.

1. به مسیر File > Info > Tools > Clean Up Old Items بروید.
2. در پنجره باز شده، پوشه‌هایی که می‌خواهید آرشیو شوند را انتخاب کنید.
3. تاریخ مورد نظر خود را در بخش Archive items older than مشخص کنید (مثلاً ایمیل‌های قدیمی‌تر از ۶ ماه).
4. روی OK کلیک کنید.

فشرده‌سازی فایل دیتا (Compact Data File)

پس از حذف تعداد زیادی ایمیل یا آرشیو کردن آن‌ها، فضای خالی در فایل .pst شما باقی می‌ماند. برای بازپس‌گیری این فضا، باید فایل را فشرده کنید.

1. به مسیر File > Account Settings > Account Settings بروید.
2. روی تب Data Files کلیک کنید.
3. فایل دیتای مورد نظر خود را انتخاب کرده و روی Settings کلیک کنید.
4. در پنجره جدید، روی دکمه Compact Now کلیک کنید. این فرآیند ممکن است چند دقیقه طول بکشد.

نکات نهایی برای جلوگیری از پر شدن فضا در آینده

• به جای پیوست، لینک بفرستید: فایل‌های حجیم را در سرویس‌های ابری مانند OneDrive یا Google Drive آپلود کرده و لینک آن‌ها را در ایمیل به اشتراک بگذارید.
• قوانین آرشیو خودکار تنظیم کنید: از مسیر File > Options > Advanced > AutoArchive Settings می‌توانید قوانینی تنظیم کنید تا Outlook به صورت خودکار ایمیل‌های قدیمی را آرشیو کند.