چگونه مشکل به هم ریختگی فونت‌ها در ورد را برای همیشه حل کنیم؟

تصور کنید ساعت‌ها وقت گذاشته‌اید و پایان‌نامه، رزومه یا گزارش کاری خود را با زیباترین فونت‌های فارسی (مثل B Nazanin یا IranSans) تایپ کرده‌اید. فایل را با خوشحالی روی فلش می‌ریزید و به کافی‌نت یا دفتر استاد می‌برید. اما محض باز کردن فایل، با صحنه‌ای ترسناک روبرو می‌شوید: تمام متن‌ها جابجا شده‌اند، فونت‌ها به Arial یا Calibri تغییر کرده‌اند و کل زحمات شما به باد رفته است!

این سناریوی تلخ، تجربه مشترک بسیاری از کاربران مایکروسافت ورد (Word) است. اما نگران نباشید؛ این مشکل یک راه حل قطعی و دائمی دارد. در این مقاله یاد می‌گیرید که چگونه فونت‌ها را به فایل ورد «پیچ و مهره» کنید تا در هر کامپیوتری در دنیا، دقیقاً همان‌طوری نمایش داده شود که شما طراحی کرده‌اید.

چرا فونت‌ها در کامپیوتر دیگر به هم می‌ریزند؟

قبل از حل مشکل، بیایید علت را بفهمیم. فایل‌های Word به صورت پیش‌فرض، خودِ فونت را در دل فایل ذخیره نمی‌کنند، بلکه فقط “نام فونت” را ذخیره می‌کنند. وقتی شما فایلی را با فونت «B Nazanin» در کامپیوتر مقصد باز می‌کنید، نرم‌افزار وردِ آن سیستم چک می‌کند که آیا این فونت نصب شده است یا خیر. اگر نصب نباشد، ورد به طور خودکار نزدیک‌ترین فونت موجود (معمولاً Arial یا Tahoma) را جایگزین می‌کند. همین تغییر فونت باعث می‌شود کلمات بزرگتر یا کوچکتر شوند و کل پاراگراف‌بندی و صفحه‌آرایی شما به هم بریزد.

راه حل چیست؟ استفاده از قابلیت Embed Fonts (جاسازی فونت).

راه حل طلایی: آموزش Embed کردن فونت در ورد (گام‌به‌گام)

با انجام این تنظیمات ساده، فایل فونت درون سند ورد ذخیره می‌شود و همراه آن جابجا می‌گردد. مراحل زیر را با دقت انجام دهید:

۱. ورود به تنظیمات

فایل ورد خود را باز کنید. از منوی بالا سمت چپ، روی گزینه File کلیک کنید و سپس در پایین‌ترین بخش، گزینه Options را انتخاب نمایید.

۲. بخش ذخیره‌سازی (Save)

در پنجره‌ای که باز می‌شود، از ستون سمت چپ روی تب Save کلیک کنید.

۳. فعال‌سازی جاسازی فونت

حالا به پایین صفحه اسکرول کنید تا بخش Preserve fidelity when sharing this document را ببینید.

• تیک گزینه Embed fonts in the file را فعال کنید.

۴. انتخاب هوشمندانه (مهم)

بعد از زدن تیک بالا، دو گزینه زیر آن فعال می‌شوند:

1. Embed only the characters used in the document: (فقط کاراکترهای استفاده شده).
   • کاربرد: اگر می‌خواهید حجم فایل خیلی زیاد نشود، این گزینه را بزنید. فقط حروف “الف” تا “ی” که در متن استفاده کرده‌اید ذخیره می‌شوند.
   • ایراد: اگر شخص گیرنده بخواهد متن را ویرایش کند و کلمه جدیدی بنویسد، ممکن است فونت آن کلمه تغییر کند.
2. Do not embed common system fonts: (فونت‌های سیستمی را ذخیره نکن).
   • پیشنهاد: تیک این گزینه را بزنید تا فونت‌های پیش‌فرض ویندوز (مثل Arial) که همه دارند، الکی ذخیره نشوند و حجم فایل بالا نرود.

پیشنهاد ما: برای اطمینان صد در صدی، تیک اصلی (Embed fonts) را بزنید و تیک گزینه دوم (Do not embed…) را هم بزنید. سپس OK کنید و فایل را ذخیره (Save) نمایید.

راه حل دوم: تبدیل به PDF (وقتی ویرایش لازم نیست)

اگر قرار نیست فایل شما توسط گیرنده ویرایش شود (مثلاً می‌خواهید رزومه بفرستید یا فایل را پرینت بگیرید)، هرگز فایل Word (.docx) نفرستید. تبدیل فایل به PDF مانند گرفتن یک عکس از صفحات شماست؛ هیچ چیز جابجا نمی‌شود.

روش سریع:

1. کلید F12 را روی کیبورد بزنید (یا مسیر File > Save As).
2. در قسمت Save as type، گزینه PDF را انتخاب کنید.
3. دکمه Save را بزنید.

راه حل سوم: تنظیم فونت پیش‌فرض (برای همیشه)

آیا خسته شده‌اید که هر بار ورد را باز می‌کنید، فونت پیش‌فرض Calibri یا Arial است و باید دستی آن را عوض کنید؟ بیایید یک بار برای همیشه فونت محبوبتان (مثلاً وزیر یا بی نازنین) را به عنوان پیش‌فرض تعریف کنیم.

1. در تب Home، بخش Font، روی فلش کوچک گوشه پایین سمت راست کلیک کنید (یا کلید میانبر Ctrl + D را بزنید).
2. در پنجره باز شده، فونت فارسی (Complex Script) و انگلیسی (Latin Text) مورد نظر و سایز دلخواه را انتخاب کنید.
3. روی دکمه Set As Default در پایین پنجره کلیک کنید.
4. در پیام ظاهر شده، گزینه دوم یعنی All documents based on the Normal template را انتخاب کنید و OK را بزنید.

تبریک! از این به بعد هر سند جدیدی که باز کنید، با فونت دلخواه شما شروع می‌شود.

عیب‌یابی: چرا فونت‌های من هنوز به هم می‌ریزند؟

گاهی حتی با Embed کردن هم مشکل حل نمی‌شود. دلایل آن معمولاً موارد زیر است:

۱. محدودیت لایسنس فونت

برخی فونت‌های تجاری دارای “قفل لایسنس” هستند و طراح فونت اجازه Embed شدن را به آن‌ها نداده است. اگر هنگام ذخیره کردن با ارور مواجه شدید، یعنی آن فونت خاص اجازه جابجایی ندارد.

• راه حل: از فونت‌های استاندارد و آزاد مثل سری فونت‌های Google Fonts (وزیرمتن، ساحل) یا سری B (بی نازنین، بی تیتر) استفاده کنید.

۲. تفاوت نسخه آفیس

گاهی باز کردن فایلی که در Word 2021 ساخته شده در Word 2007 باعث به‌هم‌ریختگی می‌شود.

• راه حل: هنگام ذخیره فایل، فرمت را روی Word 97-2003 Document (*.doc) نگذارید و همیشه از فرمت جدید .docx استفاده کنید، مگر اینکه مطمئن باشید مقصد سیستم خیلی قدیمی دارد.

۳. اعداد فارسی نمی‌شوند؟

اگر مشکل شما فونت نیست، بلکه این است که اعداد به جای فارسی، انگلیسی تایپ می‌شوند:

• به مسیر File > Options > Advanced بروید.
• بخش Show document content را پیدا کنید.
• گزینه Numeral را روی Context (متناسب با متن) یا Hindi (همیشه فارسی) قرار دهید.

جمع‌ بندی

مشکل به هم ریختگی فونت‌ها در ورد، ناشی از “نبودن فونت در سیستم مقصد” است. با استفاده از قابلیت Embed Fonts که در این مقاله آموزش دادیم، فایل ورد شما مثل یک چمدان بسته می‌شود که تمام لباس‌هایش (فونت‌ها) را با خود حمل می‌کند.

این تنظیم ساده ۳۰ ثانیه‌ای، شما را از استرس‌های لحظه آخری قبل از ارائه نجات می‌دهد. همین الان یک فایل تست باز کنید و این روش را تمرین کنید!