اکسس (Access) چیست و چه کاربردی دارد؟ نرم افزار مایکروسافت اکسس یکی دیگر از نرم افزارهای مجموعه نرم افزاری آفیس به شمار می‌رود. اما کارکرد آن با ورد یا اکسل کاملاً متفاوت است. به زبان ساده، شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید یک پایگاه داده (Database) داشته باشید و اطلاعاتتان را در آن ذخیره کنید.
اکسس یک «سیستم مدیریت پایگاه داده رابطه‌ای» (RDBMS) است. این یعنی اکسس فقط اطلاعات را ذخیره نمی‌کند، بلکه به شما اجازه می‌دهد بین داده‌های مختلف ارتباط منطقی برقرار کنید.
تفاوت اصلی اکسس و اکسل چیست؟
این رایج‌ترین سؤالی است که مطرح می‌شود. هر دو جدول دارند، اما هدفشان یکی نیست.
-
اکسل (Excel): یک نرم‌افزار «صفحه گسترده» (Spreadsheet) است. اکسل برای تجزیه و تحلیل داده‌ها، انجام محاسبات پیچیده، فرمول‌نویسی و ایجاد نمودار فوق‌العاده است. داده‌ها در اکسل معمولاً «تخت» (Flat) هستند و ارتباط دادن چند جدول به هم در آن دشوار است.
-
اکسس (Access): یک «پایگاه داده» (Database) است. اکسس برای ذخیره‌سازی، سازماندهی و مدیریت حجم بالایی از اطلاعات طراحی شده است. قدرت اصلی آن در مدیریت داده‌های «رابطه‌ای» است.
مثال تفاوت:
در اکسل: شما ممکن است یک لیست از مشتریان و در یک شیت دیگر لیست سفارشات آن‌ها را داشته باشید. اگر آدرس یک مشتری عوض شود، پیدا کردن تمام سفارشات او و اصلاح دستی آن سخت است.
در اکسس: شما یک جدول «مشتریان» و یک جدول «سفارشات» می‌سازید. این دو جدول را به هم «ارتباط» می‌دهید. اگر آدرس مشتری را در جدول مشتریان تغییر دهید، تمام سفارشات ثبت شده برای او به صورت خودکار به آدرس جدید دسترسی خواهند داشت.
اجزای اصلی نرم افزار اکسس
یک پایگاه داده در اکسس از ۴ جزء اصلی تشکیل شده است که هماهنگ با هم کار می‌کنند:
۱. جداول (Tables)
جداول، قلب پایگاه داده شما هستند. تمام اطلاعات و داده‌های خام شما در جداول ذخیره می‌شوند. ظاهر آن‌ها شبیه اکسل است (شامل سطر و ستون)، اما بسیار ساختاریافته‌تر هستند. هر ستون یک «فیلد» (مثلاً: نام، کد ملی) و هر سطر یک «رکورد» (اطلاعات کامل یک شخص) نام دارد.
[تصویری از نمای Design View یک جدول در اکسس. فیلدهایی مانند CustomerID (با کلید طلایی Primary Key)، FirstName، LastName و Phone در تصویر مشخص هستند و نوع داده (Data Type) هرکدام (مثلاً Number, Short Text) در ستون کناری تنظیم شده است.]
۲. پرس و جو (Queries)
اگر جداول محل «ذخیره» داده‌ها باشند، کوئری‌ها ابزار «جستجو» و «بازیابی» آن داده‌ها هستند. شما با استفاده از کوئری‌ها از پایگاه داده خود سؤال می‌پرسید.
-
مثال کوئری: «فقط مشتریانی را به من نشان بده که از شهر تهران هستند و در ماه گذشته خرید کرده‌اند.»
-
کوئری‌ها می‌توانند داده‌ها را از چندین جدول به صورت همزمان استخراج کرده و نمایش دهند.
۳. فرم ها (Forms)
فرم‌ها در حقیقت رابط کاربری پایگاه داده شما هستند. به جای وارد کردن اطلاعات به صورت مستقیم در جدول (که ممکن است گیج‌کننده باشد)، شما فرم‌های زیبا و کاربرپسندی طراحی می‌کنید.
این نرم افزار اطلاعات ذخیره شده درون خودش را به صورت فرم‌هایی نشان می‌دهد. کاربران نهایی (مثلاً یک اپراتور ورود اطلاعات) فقط با فرم‌ها کار می‌کنند، اطلاعات را وارد کرده و یا رکوردهای قبلی را مشاهده و ویرایش می‌کنند.
[تصویری از یک فرم ورود اطلاعات ساده در اکسس. فرم دارای عنوان “ثبت مشتری جدید” است و فیلدهای “نام”، “نام خانوادگی” و “شماره تماس” به همراه دکمه‌های “ذخیره” و “جدید” در پایین آن دیده می‌شود.]
۴. گزارش‌ها (Reports)
در نهایت، شما به خروجی چاپی یا خلاصه‌سازی شده از اطلاعات نیاز دارید. گزارش‌ها (Reports) برای تجزیه و تحلیل، خلاصه‌سازی و ارائه داده‌ها در یک قالب حرفه‌ای و آماده چاپ استفاده می‌شوند. برخلاف فرم‌ها که برای ورود داده هستند، گزارش‌ها برای نمایش نهایی داده‌ها (مانند فاکتور فروش، لیست حقوق، یا گزارش ماهانه موجودی) به کار می‌روند.
چه کسانی باید از اکسس استفاده کنند؟
شما با استفاده از این نرم افزار می‌توانید یک پایگاه داده داشته باشید و اطلاعاتتان را در آن ذخیره کنید. اکسس برای موارد زیر ایده‌آل است:
-
کسب و کارهای کوچک و متوسط: برای مدیریت اطلاعات مشتریان، سفارشات، موجودی انبار، یا اطلاعات پرسنلی.
-
مدیران: برای ساخت ابزارهای داخلی جهت ردیابی پروژه‌ها یا داده‌ها در دپارتمان خود.
-
کاربران حرفه‌ای اکسل: کسانی که فایل‌های اکسل آن‌ها بیش از حد بزرگ و پیچیده شده و نیاز به مدیریت داده‌های رابطه‌ای دارند.
-
دانشجویان و کارآموزان (ICDL): به عنوان بهترین ابزار برای یادگیری مفاهیم بنیادین پایگاه داده.
نتیجه گیری
مایکروسافت اکسس یک ابزار صفحه‌گسترده یا جایگزین اکسل نیست؛ بلکه یک سیستم قدرتمند برای ساخت پایگاه‌های داده رابطه‌ای است. به عنوان فردی که با مجموعه آفیس سر و کار دارم، توصیه می‌کنم اگر حجم داده‌های شما در حال افزایش است و ارتباط بین این داده‌ها برایتان اهمیت دارد، حتماً یادگیری اکسس را در برنامه خود قرار دهید. این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا اطلاعات خود را به جای نگهداری در فایل‌های پراکنده، به صورت یکپارچه و حرفه‌ای مدیریت کنید.