استفاده از OneNote برای مدیریت جلسات کاری میتواند به طور کامل نحوه آمادهسازی، یادداشتبرداری و پیگیری وظایف شما را متحول کند. با این روش، جلسات شما از رویدادهای پراکنده به بخشهایی سازمانیافته و قابل پیگیری از پروژههایتان تبدیل میشوند.
در ادامه، یک راهنمای کامل و گام به گام برای استفاده از OneNote در جلسات کاری ارائه شده است.
این فرآیند به سه مرحله کلیدی تقسیم میشود: قبل، در حین، و بعد از جلسه.
قبل از جلسه (آمادهسازی هوشمند)
آمادهسازی مناسب، کلید یک جلسه موفق است.
- ایجاد یک مکان مرکزی برای یادداشتها:
- در دفترچه یادداشت (Notebook) تیم خود، یک بخش (Section) اختصاصی به نام “جلسات” ایجاد کنید. این بخش آرشیو تمام جلسات شما خواهد بود.
- استفاده از ادغام با Outlook (کارآمدترین روش):
- اگر از Outlook برای مدیریت تقویم خود استفاده میکنید، این قابلیت فوقالعاده است.
- در تقویم Outlook، روی جلسه مورد نظر کلیک کنید.
- در نوار ابزار بالا، دکمه “Send to OneNote“ یا “Meeting Notes“ را پیدا کرده و روی آن کلیک کنید.
- OneNote از شما میپرسد که یادداشتها را در کدام دفترچه و بخش ذخیره کنید. دفترچه تیم و بخش “جلسات” را انتخاب کنید.
- نتیجه: وان نوت به صورت خودکار یک صفحه جدید ایجاد میکند که تمام اطلاعات جلسه (مانند تاریخ، زمان، لیست دعوتشدگان و موضوع) در آن درج شده است.
- تنظیم و به اشتراکگذاری دستور جلسه (Agenda):
- در صفحهای که ایجاد کردهاید، دستور جلسه را با استفاده از لیستهای شمارهدار یا جدول بنویسید.
- از آنجایی که این دفترچه یادداشت با تیم به اشتراک گذاشته شده، همکاران شما میتوانند قبل از شروع جلسه، دستور کار را ببینند و موارد پیشنهادی خود را به آن اضافه کنند. این کار مشارکت را افزایش میدهد.
- ضمیمه کردن فایلهای مرتبط:
- هرگونه فایل، گزارش یا لینکی که باید قبل از جلسه مطالعه شود را مستقیماً در صفحه OneNote ضمیمه (Insert > File Attachment) یا لینک کنید.
در حین جلسه (یادداشتبرداری پویا و مشترک)
این مرحله جایی است که OneNote قدرت واقعی خود را در همکاری تیمی نشان میدهد.
- یادداشتبرداری همزمان:
- چندین نفر از اعضای تیم میتوانند به صورت همزمان روی یک صفحه یادداشتبرداری کنند. این کار باعث میشود هیچ نکته مهمی از قلم نیفتد و بار یادداشتبرداری روی یک نفر نباشد.
- ثبت و تخصیص موارد اقدام (Action Items):
- این مهمترین بخش برای اطمینان از نتیجهبخش بودن جلسه است.
- هر زمان که وظیفهای تعریف شد، آن را در بخش “موارد اقدام” بنویسید.
- از تگ To-Do (چکباکس) با کلید میانبر Ctrl + 1 استفاده کنید.
- با استفاده از @-mention، نام فرد مسئول را در کنار وظیفه تایپ کنید (مثلاً: بررسی گزارش فروش @سارا محمدی). این کار وظیفه را به صورت واضح به او محول میکند.
- در صورت امکان، مهلت انجام کار (Deadline) را نیز مشخص کنید.
- ضبط صدا (اختیاری اما قدرتمند):
- اگر جلسه بسیار مهم است، میتوانید از مسیر Insert > Audio Recording صدای جلسه را ضبط کنید.
- ویژگی جادویی: OneNote صدای ضبط شده را با یادداشتهای شما همگام (Sync) میکند. بعداً اگر روی بخشی از متنی که تایپ کردهاید کلیک کنید، صدا دقیقاً از همان لحظهای که آن متن را مینوشتید، پخش میشود!
بعد از جلسه (پیگیری و شفافیت)
با OneNote، دیگر نیازی به صرف زمان برای “پاکنویس کردن و ارسال صورتجلسه” نیست.
- به اشتراکگذاری فوری صورتجلسه:
- به محض پایان جلسه، یادداشتها آماده و در دسترس همه اعضای تیم هستند.
- برای اطلاعرسانی به دیگران، کافی است روی صفحه یادداشت جلسه راستکلیک کرده و گزینه “Copy Link to Page“ را انتخاب کنید. سپس این لینک را در ایمیل یا چت گروهی ارسال کنید. این کار از ارسال فایلهای Word و PDF متعدد جلوگیری میکند.
- پیگیری آسان وظایف:
- مدیران و اعضای تیم میتوانند به راحتی به صفحه جلسه مراجعه کرده و وضعیت موارد اقدام را بررسی کنند. هر فردی پس از انجام وظیفهاش، میتواند چکباکس مربوط به آن را تیک بزند.
نکته طلایی: ساخت قالب جلسه (Template)
برای حفظ ثبات و صرفهجویی در زمان، یک قالب استاندارد برای جلسات خود بسازید.
- یک صفحه جدید با ساختار دلخواه خود ایجاد کنید (مثلاً با عناوین: تاریخ، شرکتکنندگان، دستور جلسه، یادداشتها، تصمیمات کلیدی، موارد اقدام).
- از منوی Insert > Page Templates، در پایین پنل باز شده، گزینه “Save current page as a template“ را انتخاب کنید.
- از این پس، برای هر جلسه جدید میتوانید مستقیماً از این قالب استفاده کنید.
با این روش، OneNote به ابزاری مرکزی برای مدیریت تمام چرخه عمر جلسات شما تبدیل میشود و به تیم شما کمک میکند تا سازمانیافتهتر، پاسخگوتر و کارآمدتر عمل کند.