گاهی پیش می‌آید که بخواهید ایمیلی را همین حالا آماده کنید، اما ارسال آن را به زمان دیگری موکول کنید؛ مثلا برای ارسال گزارش در ابتدای روز کاری یا یادآوری یک رویداد در تاریخ مشخص. خوشبختانه Outlook این امکان را با قابلیت Schedule Send یا Delay Delivery فراهم کرده است.
در این مقاله یاد می‌گیریم چگونه ایمیل‌های خود را در Outlook به‌صورت خودکار و زمان‌بندی شده ارسال کنیم، چه در نسخه دسکتاپ و چه در نسخه وب. همچنین به نکات و ترفندهایی برای استفاده حرفه‌ای‌تر از این قابلیت می‌پردازیم.
چرا زمان بندی ارسال ایمیل مهم است؟
استفاده از قابلیت زمان‌بندی مزایای زیادی دارد:
- ارسال پیام در بهترین زمان برای بیشترین شانس خوانده شدن.
- هماهنگی با برنامه کاری گیرنده (مثلا ارسال ایمیل در ساعات اداری).
- مدیریت بهتر کمپین‌های ایمیلی و یادآوری‌ها.
- پرهیز از ارسال فوری و اشتباهات احتمالی.
قابلیت زمان بندی در Outlook چیست؟
مایکروسافت در Outlook قابلیتی به نام Delay Delivery (در نسخه دسکتاپ) و Schedule Send (در نسخه وب) قرار داده که به شما اجازه می‌دهد زمان و تاریخ دقیق ارسال ایمیل را مشخص کنید.
این قابلیت هم در Outlook Desktop App و هم در Outlook Web App وجود دارد، اما مسیر دسترسی و تنظیمات آن کمی متفاوت است.
بیشتر بدانید : اوت لوک چیست؟
آموزش زمان بندی ارسال ایمیل در نسخه دسکتاپ Outlook
مرحله 1: ایجاد ایمیل جدید
- Outlook را باز کنید.
- روی New Email کلیک کنید.
مرحله 2: نوشتن ایمیل
- آدرس گیرنده، عنوان (Subject) و متن ایمیل را وارد کنید.
مرحله 3: فعال‌سازی زمان‌بندی ارسال
- از نوار بالای پنجره ایمیل، روی Options کلیک کنید.
- گزینه Delay Delivery را انتخاب کنید.
مرحله 4: تعیین زمان ارسال
- در بخش Delivery Options، تیک گزینه Do not deliver before را بزنید.
- تاریخ و ساعت دلخواه را انتخاب کنید.
مرحله 5: ارسال
- روی Send کلیک کنید. ایمیل در پوشه Outbox باقی می‌ماند تا زمان مشخص شده برسد.
آموزش زمان بندی ارسال ایمیل در Outlook Web
قدم 1: ورود به Outlook Web
- وارد حساب کاربری خود در Outlook.com شوید.
قدم 2: ایجاد ایمیل
- روی New message کلیک کنید و ایمیل خود را بنویسید.
قدم 3: انتخاب گزینه زمان‌بندی
- کنار دکمه Send، فلش کوچک را بزنید.
- گزینه Send later را انتخاب کنید.
قدم 4: تعیین تاریخ و ساعت
- زمان دلخواه را انتخاب کنید و روی Send کلیک کنید.
ویرایش یا لغو ایمیل زمان بندی شده
- در نسخه دسکتاپ: ایمیل زمان‌بندی شده در پوشه Outbox ذخیره می‌شود. می‌توانید آن را باز کرده و تغییر دهید یا حذف کنید.
- در نسخه وب: ایمیل‌های زمان‌بندی شده در پوشه Drafts یا Scheduled قابل ویرایش یا لغو هستند.
نکات مهم برای استفاده بهتر از زمان‌بندی ارسال
- کامپیوتر و Outlook باید روشن باشند: در نسخه دسکتاپ، برای ارسال خودکار در زمان تعیین شده، برنامه Outlook باید فعال باشد.
- تفاوت منطقه زمانی (Time Zone) را در نظر بگیرید، به‌خصوص اگر برای افراد خارج از کشور ایمیل می‌فرستید.
- از این قابلیت برای ارسال پیام‌های مناسبتی استفاده کنید.
کاربردهای حرفه ای زمان بندی ایمیل
- ارسال گزارش هفتگی به مدیران.
- یادآوری جلسات به اعضای تیم.
- هماهنگ کردن ارسال ایمیل‌های تبلیغاتی.
- ارسال پیام در شروع روز کاری بدون نیاز به حضور آنلاین.
رفع مشکلات رایج در ارسال زمان بندی شده
- ایمیل ارسال نمی‌شود: مطمئن شوید Outlook باز است و اتصال اینترنت برقرار است.
- زمان اشتباه ارسال: تنظیمات منطقه زمانی ویندوز یا اوت لوک را بررسی کنید.
- لغو خودکار: اگر ایمیل را قبل از ارسال ویرایش کنید، باید دوباره زمان‌بندی را انجام دهید.
جمع بندی
زمان‌بندی ارسال ایمیل در Outlook ابزاری بسیار کاربردی است که می‌تواند بهره‌وری شما را افزایش دهد و ارتباطات حرفه‌ای‌تری ایجاد کند. چه برای کارهای شخصی و چه برای پروژه‌های کاری، استفاده از قابلیت Delay Delivery یا Send Later کمک می‌کند همیشه پیام‌هایتان در بهترین زمان به دست مخاطب برسند.
اگر تا حالا از این قابلیت استفاده نکرده‌اید، همین امروز امتحان کنید و تفاوتش را در مدیریت ایمیل‌ها ببینید.