برای جلوگیری از اتلاف وقت و ساخت دیاگرام‌های حرفه‌ای در ویزیو، از همان ابتدا از قالب‌های آماده (Templates) استفاده کنید، به جای خطوط معمولی از اتصال‌دهنده‌های هوشمند (Connectors) بهره ببرید و برای زیباسازی، به جای تغییر دستی، از تم‌ها (Themes) در تب Design استفاده کنید.
شروع کار با یک صفحه خالی (Blank Drawing)
- مشکل چیست؟ اکثر مبتدیان ویزیو را باز کرده و روی Blank Drawing کلیک می‌کنند. سپس، زمان زیادی را صرف گشتن به دنبال اشکال (Stencils) مورد نیاز خود می‌کنند و تنظیمات صفحه (مانند مقیاس) را به صورت دستی انجام می‌دهند.
- راه‌حل حرفه‌ای: همیشه از منوی File > New و با انتخاب یک قالب (Template) مشخص شروع کنید. اگر می‌خواهید چارت سازمانی بسازید، قالب Organization Chart را انتخاب کنید. اگر می‌خواهید نقشه شبکه بکشید، قالب Network Diagram را انتخاب کنید. ویزیو به صورت خودکار تمام اشکال، ابزارها و تنظیمات لازم برای آن کار مشخص را برای شما بارگذاری می‌کند.
استفاده از ابزار “Line” به جای “Connector“
- مشکل چیست؟ یک مبتدی برای اتصال دو مربع، از ابزار Line (خط ساده) در تب Home استفاده می‌کند. در ظاهر همه‌چیز درست است؛ اما به محض اینکه یکی از مربع‌ها را جابجا کند، خط در جای قبلی خود باقی می‌ماند و نمودار “از هم می‌پاشد”.
- راه‌حل حرفه‌ای: هرگز از ابزار Line برای اتصال اشکال استفاده نکنید. همیشه از ابزار Connector (اتصال‌دهنده) استفاده کنید. اتصال‌دهنده‌ها خطوط هوشمندی هستند که به نقاط اتصال (Connection Points) روی اشکال می‌چسبند. وقتی شما شکلی را جابجا می‌کنید، اتصال‌دهنده به صورت پویا همراه آن حرکت کرده و مسیر خود را به‌روز می‌کند.
تراز کردن و مرتب‌سازی چشمی اشکال
- مشکل چیست؟ کاربر ساعت‌ها وقت صرف می‌کند تا با ماوس، اشکال مختلف را بکشد و سعی کند آن‌ها را “چشمی” در یک راستا قرار دهد یا فاصله بین آن‌ها را یکسان کند. نتیجه نهایی همیشه نامرتب و غیرحرفه‌ای به نظر می‌رسد.
- راه‌حل حرفه‌ای: از ابزارهای اتوماتیک چیدمان استفاده کنید. چندین شکل را که می‌خواهید مرتب شوند، انتخاب کنید. سپس به تب Home رفته و از گروه Arrange، از دو ابزار جادویی استفاده کنید:
- Align (تراز کردن): برای اینکه تمام اشکال دقیقاً از بالا، مرکز یا پایین تراز شوند.
- Distribute (توزیع): برای ایجاد فاصله افقی یا عمودی کاملاً یکسان بین تمام اشکال.
قالب‌بندی دستی تک‌تک اشکال
- مشکل چیست؟ کاربر برای تغییر ظاهر نمودار، روی هر شکل جداگانه کلیک کرده و رنگ داخلی، رنگ خط دور و فونت آن را به صورت دستی تغییر می‌دهد. این کار فوق‌العاده زمان‌بر و خسته‌کننده است.
- راه‌حل حرفه‌ای: از تب Design استفاده کنید. در این تب، می‌توانید با یک کلیک روی Themes (تم‌ها)، کل پالت رنگی و فونت‌های نمودار خود را تغییر دهید. سپس با استفاده از Variants (طرح‌های رنگی)، همان تم را با رنگ‌بندی‌های مختلف امتحان کنید تا به ظاهری یکپارچه و زیبا برسید.
ارسال فایل .vsdx برای همه
- مشکل چیست؟ کاربر پس از اتمام نمودار، فایل اصلی ویزیو (با پسوند .vsdx) را ذخیره کرده و آن را برای مدیر، مشتری یا همکار خود ایمیل می‌کند. اما گیرنده نرم‌افزار ویزیو را روی سیستم خود نصب ندارد و نمی‌تواند فایل را باز کند.
- راه‌حل حرفه‌ای: فایل .vsdx فایل کاری و قابل ویرایش شماست. برای اشتراک‌گذاری، همیشه از نمودار خود خروجی (Export) بگیرید. به File > Export بروید و یکی از این فرمت‌های جهانی را انتخاب کنید:
- PDF: بهترین گزینه برای ارسال در ایمیل، اسناد رسمی و چاپ.
- PNG یا JPG: برای قرار دادن نمودار در اسلایدهای پاورپوینت یا صفحات وب.
- SVG: (بهترین گزینه برای وب) یک فرمت وکتور که در هر اندازه‌ای باکیفیت باقی می‌ماند.